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10 razones clave para usar una plataforma de reserva de salas en tu empresa

AMIC

24 de junio del 2022

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10 razones clave para usar una plataforma de reserva de salas en tu empresa

El trabajo en oficina se está transformando aceleradamente. Por un lado, tenemos edificios semivacíos con mucha oferta de espacios físicos para oficinas, además tenemos muchas startups y pequeñas compañías compartiendo espacios de co-working y además, tenemos una nueva modalidad de trabajo híbrido que ofrece flexibilidad, productividad, ahorros y eficiencia.

Estos son datos que impactan:

  • Anticipando más opciones 73% de los empleados tendrán más posibilidades de elegir dónde y cuándo trabajar
  • Anticipando un entorno más compartido 83% asevera que la transformación del lugar de trabajo tiende a un espacio de colaboración más compartido
  • Anticipando un mayor uso del espacio flexible 53% creen que la flexibilidad es el modo para planificar la incertidumbre

Datos obtenidos del estudio CBRE, junio y septiembre de 2020 Encuesta Global de Ocupantes

Si lugar a dudas vivimos tiempos definitorios. Curiosamente también son momentos para ordenar la infraestructura de un corporativo y una de las maneras de hacerlo es a través de las plataformas de reserva de salas (Room Scheduling en inglés).

Aquí describimos 10 razones clave para usar una plataforma de reserva de salas de acuerdo con Roomzilla:

  1. El software de programación de salas está desarrollado para facilitar el proceso de reserva de salas de conferencias o de reuniones en oficinas y, en particular, en lugares de trabajo compartidos.
  2. El objetivo básico es mantener una base de datos centralizada y accesible para todos los directivos y empresarios de una oficina. Esta base de datos contiene toda la información sobre las salas de conferencias y la tecnología inmersa, los lugares de reunión y las salas disponibles, como el número total de salas disponibles, el estado actual de estas salas (vacías u ocupadas) en un momento dado, las franjas horarias reservadas y disponibles para el uso futuro.
  3. Existen muchos softwares en el mercado (tanto gratuitos como de pago) que pueden emplear los responsables de la oficina y la administración para asegurarse de que los coordinadores y los participantes en la reunión disponen del espacio necesario y también pueden llevar un control preciso del uso de los activos de la organización. El software de programación de salas introduce una estructura en el lugar de trabajo y garantiza un flujo de trabajo ininterrumpido.
  4. Se utilizan principalmente para reservar espacios para llevar a cabo reuniones de equipo, scrums, llamadas de clientes, sesiones individuales y discusiones de equipo y, en algunos casos, se utilizan para reservar áreas especialmente designadas.
  5. Evita choques y acontecimientos desafortunados (que no haya salas de reuniones disponibles o que las reservas dobles se solapen entre sí) manteniendo un calendario de disponibilidad de salas actualizado y en tiempo real
  6. Ayuda a evitar la falta de disponibilidad de las salas de reuniones en momentos críticos, especialmente en una oficina/lugar de trabajo compartido.
  7. Garantiza la disponibilidad de las salas en momentos de urgencia y requisitos especiales.
  8. La mayoría de los programas de programación de salas vienen integrados con calendarios, que ofrecen una visión detallada a los organizadores y a los asistentes a una reunión para gestionar su agenda en consecuencia.
  9. El uso de calendarios también permite a los organizadores saber cuál es el momento más adecuado para programar la reunión, es decir, cuándo estarán disponibles los participantes.
  10. Los gestores de las oficinas pueden revisar el uso de los recursos, pueden permitir que sólo los usuarios autorizados reserven salas y mantienen un seguimiento de las reuniones de la oficina, la duración y la información.

Es cierto que estas plataformas de reserva de salas pueden venir en modalidad de software, con soporte en la nube o en la combinación de harware y software (la mayoría de ellas emplean una tableta para ubicar en la puerta de cada sala informando la disponibilidad del espacio).

También hay otras opciones mucho más avanzadas como el caso de Crestron que combina toda la flexibilidad del software, la confiablilidad de hardware con pantallas dedicadas, el uso de sensores o beacons y el soporte en la nube, pero además operan como un entorno integral siendo parte de un sistema de automatización donde se puede tener control de la iluminación, las persianas, el aire acondicionado o los sistemas de audio, video y comunicación y colaboración unificada.

En MULTIMEDIA hacemos integración de tecnologías para corporativos entregando soluciones llave en mano y somos expertos en la evolución del lugar de trabajo.

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